نمودار گانت چیست؟
نمودار گانت یکی از مفاهیم مورد استفاده در حوزه کنترل پروژه است. این نمودار باعث می‌شود که بتوان پروژه‌های بزرگ را به اجزای کوچکتری تقسیم نمود و کل جریان زمانبندی اجرای پروژه را در یک نمودار کلی مورد بررسی قرار داد. نمودار گانت در واقع یک نمایه تصویری از کل پروژه است. این نمودار با هدف برنامه ریزی و نظارت بر حسن اجرای زمانبندی تدوین می‌شود. در این مقاله درباره اینکه نمودار گانت چیست و چه کاربرد هایی دارد، توضیحات بیشتری ارائه خواهد شد.
تاریخچه نمودار گانت
نخستین بار ارول آدامامیکی نسخه اولیه نمودار گانت را در سال 1896 مطرح کرد، البته نامش را هارمونیوگرام گذاشت. وی مقالات خود را در این باره به زبان لهستانی و روسی منتشر نمود. به همین دلیل در کشورهای انگلیسی زبان کسی با این موضوع آشنا نشد. تقریبا 15 سال بعد، هنری گانت، یک مهندس مکانیک اهل ایالات متحده آمریکا، مفهوم مشابهی را مطرح کرد. در واقع گانت چارت برگرفته از ایده هنری گانت است و همین دلیل نمودار گانت نامیده شده است. امروزه بسیاری به اشتباه تصور می‌کنند که هنری گانت نخستین بار گانت چارت را مطرح کرده است.
نمودار گانت (گانت چارت) چیست؟
نمودار گانت در واقع یک نمودار میله‌ای افقی است که در آن هر یک از فعالیت ها به شکل یک میله افقی نمایش داده می‌شود. اطلاعات متنوعی در نمودار گانت قابل مشاهده است. مثلاً نام فعالیت‌های، مجموعه اجزای پروژه، تاریخ شروع و پایان هر یک از فازهای پروژه، کل مدت زمان لازم برای پایان پروژه اصلی و ارتباط زمانبندی میان بخش‌های اجرایی یک پروژه.
مطلب پیشنهادی: استراتژی‌ها و برنامه های برند
یک نمونه از نمودار گانت و بخش‌هایی که اشاره شد را در شکل زیر مشاهده می‌کنید.
نمودار گانت صرفاً یک ابزار ساده برای تسهیل ارزیابی روند اجرای پروژه است که باید به دقت و در زمان مقتضی کامل و اصلاح شود. چرا که در عمل ممکن است برآوردهای پیش‌بینی شده از زمانبندی اجرا محقق نشود. مفاهیم دیگری نظیر ساختار شکست پروژه، برآورد زمانی پروژه، تحلیل مسیر پروژه و نظایر این ها رابطه نزدیکی با نمودار گانت دارند و می‌توان آن مفاهیم را از طریق نمودار گانت به مدیریت گزارش کرد.
دلایل به کارگیری نمودار گانت (گانت چارت) در گزارشات مدیریتی
تدوین زمانبندی اجرای پروژه: با استفاده نمودار گانت پیش از آنکه پروژه شروع شود می توانیم مشخص کنیم که چه کسی، چه کاری را در چه مدتی باید انجام دهد. به عبارت دیگر نمودار گانت برای تقسیم کار پروژه لازم است.
تخصیص بهینه منابع
با کمک این نمودار می‌توان اطمینان یافت که هر یک از فعالیت ها در چه زمانی به چه میزان معینی از منابع نیاز خواهند داشت. بنابراین تدارکات بخش های مختلف پروژه به بهترین نحو قابل مدیریت خواهد بود و مسئولین دست اندرکار اجرای پروژه از زمانبندی تدارک منابع آگاه هستند. این ویژگی خصوصا در پروژه‌هایی که اجزای آنها وابستگی زنجیره‌ای به یکدیگر دارند اهمیت پیدا میکند.
وابستگی زنجیره‌ای یعنی خروجی یک مرحله از پروژه ورودی مرحله بعدی است. یعنی تا زمانی که بخش اول به اتمام نرسیده باشد بخش دوم قابل اجرا نیست. نمودار گانت به شفافیت روند اجرا و تامین منابع اولیه لازم برای شروع هر مرحله از پروژه کمک میکند.
نظارت بر حسن اجرای پروژه و گزارش‌دهی
این نمودار ابزاری بسیار موثر و مفید برای نظارت بر حسن اجرای پروژه است و مدیریت با یک نگاه می‌تواند روند اجرای هریک از بخش‌ها یا توقفات احتمالی برنامه را مشاهده کند. نمودار گانت در واقع یک ابزار گزارش‌دهی به مدیریت و ذینفعان پروژه نیز به شمار می‌رود.
نمایش فعالیت های کلیدی
رویدادها و فعالیت های کلیدی را می‌توان با استفاده از علائمی مشخص کرد. فعالیت‌های کلیدی آن دسته از فعالیت‌ها هستند که اجرای آنها برای اجرای به موقع بخش های بعدی ضروری است.
شناخت مشکلات و تعریف اقدام اصلاحی
در نمودار گانت همه فعالیت ها به صورت بصری به تصویر کشیده شده است، لذا تاخیر هر یک از فازها به سرعت قابل تشخیص است.
به همین دلیل رسم و تکمیل نمودار گانت این امکان را فرآهم میکند که مسئولین پروژه بتوانند به موقع کاستی‌ها را تشخیص داده و اقدامات اصلاحی را برای برطرف کردن آن تعریف نمایند.
مراحل رسم نمودار
مهمترین بخش رسم نمودار گانت (گانت چارت)، بخش تعریف فعالیت ها است. رسم نمودار گانت را می‌توان با استفاده از نرم افزار های مختلف انجام داد. بدین منظور مراحل زیر باید به ترتیب اجرا شود:
- تمام فعالیت هایی که برای تکمیل پروژه لازم است به صورت جداگانه تعریف شود.
- هر یک از این فعالیت ها به بخش هایی قابل کنترل و قابل تفویض به یک شخص یا گروه تقسیم بندی شود. (به این مرحله تعیین ساختار شکست پروژه نیز گفته می‌شود)
- برای اجرای هر یک از بخش‌های فرعی پروژه یک شخص و یا گروه تعیین شود.
- زمان لازم برای اجرای هر بخش مشخص شود.
- روابط درونی میان فعالیت ها از لحاظ همزمان بودن، توالی زنجیره‌ای و یا مستقل بودن مشخص شود.
- اطلاعات مربوط به پروژه را در نرم افزار طراحی نمودار گانت وارد کنید. خروجی این نرم افزارها نمودار گانت است که باید اطلاعات آن پیوسته به روز رسانی شود.
نحو نمایش فعالیت ها در نمودار گانت چیست؟ معمولاً فعالیت‌های لازم برای اجرای پروژه در قسمت چپ نمودار قرار می‌گیرد. خط بالایی نمودار خط کش زمان است. طول هر میله بیانگر طول مدت زمان لازم برای اجرای آن بخش از پروژه خواهد بود. این امکان وجود دارد که اشخاص یا گروه‌های مجری هر بخش، منابع لازم و یا سایر جزئیات مربوط به هر بخش نیز در نمودار گانت به تصویر کشیده شود.
تشکیل و به روز رسانی نمودار
با تشکیل و به روز رسانی نمودار گانت دیگر لازم نیست که جزئیات اجرای پروژه به صورت پراکنده به مدیریت گزارش شود. مدیران می‌توانند در کمترین زمان از وضعیت کلی اجرای پروژه مطلع شوند. نمودار گانت در ترکیب با سایر ابزارهای نظارتی و در نظر گرفتن منابع و هزینه‌های لازم برای هر بخش، می‌تواند به مدیران کمک کند. همچنین موجب می شود تا بهترین ترکیب توالی زمانی را برای اجرای پروژه در نظر بگیرند.
همچنین باید میان مدت زمان اجرای پروژه و هزینه‌های اجرا توازن برقرار شود به ترکیبی بهینه در این زمینه دست پیدا کنند. بسیاری از نرم افزارهای رسم نمودار گانت این امکان را برای کاربر فراهم می‌آورند. همچنین این نمودار این امکان را به آن ها می دهد تا بتواند مسیر بحرانی پروژه را نیز مشخص کند.
البته نقطه ضعف نمودار گانت این است که شرح وابستگی‌های میان فعالیت‌ها باعث پیچیده‌تر شدن نمودار گانت می‌شود. همچنین موجب کاهش شفافیت در آن می گردد.
تردید نکنید، نظر شما برای ما مهم است.