اداره یک شرکت به کارگیری مهارت های کسب و کار و دانستن اینکه چطور رو به جلو پیشرفت کنیم، را می طلبد. سازمان دهی شرکت می تواند خیلی پیچیده باشد، اما در مسیر دستیابی به کارایی و سودآوری بیشتر همه باید در جهت این هدف مشترک کار کنند. کار مدیریت یک شرکت چیدن ساختارها و مجموعه ها برای اتحاد نیروی کار در جهت رسیدن به هدف است.

در این مقاله مدیریت کسب و کار، در 4 بخش بصورت چک لیستی کامل به حوزه های مختلفی که باید با آن ها آشنایی داشته باشید تا بتوانید شرکت و کارکنان خود را به بهترین نحو و به صورت اصولی مدیریت کنید می پردازیم.

بخش یک؛ شناخت دامنه مسئولیت و  قدرت شما

1. سازمان شرکت را بازبینی کنید. گام اول باید این باشد که ببینید شما دقیقا چطور با مدیریت شرکت منطبق می شوید. با امتحان کردن ساختار سازمانی خود شروع کنید. پیچیدگی این ساختار تا حد زیادی به اندازه شرکت بستگی دارد. به عنوان مدیرعامل شما ممکن است مسئولیت مدیران اجرایی، ده ها کارمند و ده ها نفر از مدیران و هزاران نفر از کارکنان را به عهده داشته باشید.
2. به بخش های مختلف شرکت نگاه کنید و ببینید که چطور فرآیندها پیش می روند.
3. بسته به نوع ساختار اجرایی شرکت، شما احتمالا گزارش هایی دریافت می کنید؛ یا به طور مستقیم به کارکنان یا مدیران اجرایی مثل مدیر ارشد مالی و معاون رئیس بخش های مختلف.
4. کشف کنید که به چه کسی گزارش می دهید. مدیرعامل می تواند سرمایه گذار یا صاحب شرکت باشد؛ بنابراین تنها مسئول گزارش دادن به سایر سهامداران بزرگ خواهد بود. هرچند در خیلی از موارد مدیرعامل شرکت به هیئت مدیره متشکل از مدیران یا صاحبان شرکت هم گزارش می دهد. آن ها به عنوان دست راست هیئت مدیره و در راستای انجام تصمیم های آن ها حرکت می کنند. مدیرعامل همچنین می تواند پشت سر هم به همراه بقیه بخش های اجرایی مثل معاون رئیس یا خود رئیس، برای گرفتن تصمیمات کلیدی کسب و کار، کار کند. به روشنی برای خود مشخص کنید که قرار است به چه کسانی گزارش بدهید.
5. هدف گزارش دهی خود را معلوم کنید. وقتی به هیئت مدیره یا صاحب شرکت گزارش می دهید، اگر ملزم به انجامش هستید، شما طبق برنامه عملیاتی جدید یا طبق جریان برنامه جاری گزارش خواهید داد. پیشرفت شرکت باید در فواصل زمانی مشخص طبق درخواست هیئت مدیره گزارش داده شود. هم چنین هیئت مدیره ممکن است تمایل داشته باشد که مدیر عامل هر سه ماه یکبار یا به صورت سالیانه، گزارش سلامت مالی شرکت را به آنها بدهد.
6. مدیرعامل همچنین برای ارزیابی کار زیر مجموعه اجرایی و گزارش یافته های آنها به هیئت مدیره، مسئول است.
7. اهداف اجرایی مدیریت را بشناسید. وظایف مدیر عاملین بین سازمان های مختلف، متفاوت است. شما احتمالاً برای رشد شرکت از طریق برقراری یک رابطه جدید یا در بعد کوچکتر با تمرکز بر رشد یک وجه، مسئولیت دارید. برای کسب موفقیت شما باید ببینید که دقیقا کار شما چطور ارزیابی خواهد شد. اگر یک زمانی توقع هیئت مدیره از شما قرار دادن شرکت در مسیر تازه ای باشد ولی شما به جای این کار در فروش بیشتر تمرکز کنید، به احتمال خیلی زیاد برای شما جایگزین می آورند. 
8. اهداف خاص را دنبال کنید؛ بدین منظور برنامه ریزی مشخصی برای دستیابی به آنها طراحی کنید که از عهده کار بر بیایید.
9. درک درستی از محدودیت ها، نیازها و دارایی‌های مالی داشته باشید. مدیرعامل باید از همه منابع شرکت اعم از منابع مالی و منابع انسانی، آگاهی داشته باشد. آنها باید بدانند که چقدر بودجه به بخش های مختلف اختصاص بدهند و اینکه چطور خیلی کارآمد باشند که به بهترین نتایج دست یابند. دارایی های شرکت مثل ذخایر نقدی و سایر دارایی های جاری را شناسایی کنید که در صورت لزوم مورد استفاده قرار بگیرند. نیازهای شرکت را طوری که با برنامه شما هماهنگی داشته باشند منطبق کنید؛ از اولویت بندی مهمترین جنبه ها و آماده سازی آنها از طریق منابع شروع کنید.
10. توزیع موفق منابع، به درک درست شما از عملکرد و محدودیت های شرکت نیاز دارد.

[restrict level=1]

بخش دو؛ بررسی فرهنگ و محیط شرکت

1. عملکرد گذشته را ارزیابی کنید. درک درست از اینکه با چه چیزی می خواهیم کار را شروع کنیم، اولین گام به سمت ایجاد یک نقشه عملیاتی جدید خواهد بود. فهمیدن اهداف گذشته شرکت در گرو بازبینی استراتژی موجود، نحوه عملکرد و برنامه های بازاریابی آن می باشد. سپس می توان نگاهی بر کارایی مالی شرکت طی سال های گذشته انداخت؛ برای این منظور صورتحساب های سال های قبل بررسی می شوند.
2. بر موفقیت ها و شکست های پروژه های قدیمی دقیق شوید. چرایی عدم موفقیت ها را موشکافانه بررسی کنید.
3. نقاط قوت شرکت را بفهمید. وقتی که نقشه کاری خود را پیاده می کنید، باید ببینید که روی چه چیزهایی می توانید حساب کنید. نقاط قوت شرکت و کارکنان آن باید در حد ممکن در راستای سود بیشتر برای شما، باشند. نقاط قوت یک کارگر می تواند شامل: دانش موضوعی مهم، حجم زیادی از تجربه، سطح بالایی از مهارت و تعهد به اهداف شرکت باشد.
4. از نقاط قوت نیروی کار برای بهره وری بیشتر استفاده کنید که عملکرد و رفاه کارمندان شما ارتقا یابد.
5. نقطه ضعف های اصلی را معین کنید. شما باید نقاط ضعف تیم خود را بشناسید که بتوانید کنار هم کار کنید و برای برطرف سازی آن نقاط ضعف برنامه ریزی کنید. نقاط ضعف می توانند شامل: کیفیت کم، سطح پایینی از عملکرد، هزینه های بیش از حد، نبود سازماندهی منسجم، عدم توانایی در تحقق برنامه ها باشد. با نگاه به مسائلی چون عملکرد کارفرما، فرهنگ محل کار، جابجایی کارمند به فرآیند درک نقاط ضعف کمک می کنید.
6. حل هرکدام از مشکلات را اولویت بندی کنید. ممکن است در محل کار یا سازمان شما طیف وسیعی از مشکلات وجود داشته باشد. گاهی این مشکلات برای مدتی به حاشیه می روند و پنهان می شوند. برای برطرف سازی مشکل، شما به اولویت بندی هر موضوع و تلاش برای حل مشکل یکی پس از دیگری نیاز  خواهید داشت. برای مثال؛ شما احتمالا مشکلات فرهنگی شرکت را با ایفای نقش رهبری خود حل می کنید. مدیریت خودتان را به کارمندان نشان دهید، اینکه چطور محیط کاری کارآمدی را توسعه می دهید.

بخش سه؛ ارتقا برنامه عملیاتی

1. ارزیابی معیارهای کلیدی عملکرد. اگر موفقیت برنامه عملیاتی شما را نتوان اندازه گیری کرد، پس برنامه عملیاتی شما بی معنی خواهد بود. در صورت تعیین معیارهای خاص و قابل اندازه گیری، پیشرفت و سرانجام موفقیت شما قابل پیش بینی است. این معیارها باید اهداف قابل اندازه گیری باشند که قابل دستیابی باشند. رسیدن به این هدف ها در واقع رسیدن به موفقیت هایی است که برای برنامه کاری در نظر گرفته شده است.
2. معیارها باید در یک بازه زمانی مشخص، قابل اجرا باشند.
3. برای مثال شما افزایش فروش تا 10 درصد طی دو سال را به عنوان هدف تعیین کنید، یا حفظ رشد کارمندان تا 20 درصد طی پنج سال آینده را به عنوان هدف تعیین کنید.
4. ایجاد هدف گذاری های واقعی. در ابتدا با شناسایی اهداف استراتژیک خود هدف گذاری نمایید. در سازمان خودتان بیشتر مایل به تغییر چه چیزی هستید؟ پاسخ شما باید دربردارنده هدف های شما، سهامداران و مشتریان باشد. هرچند که این اهداف باید به گونه ای باشند که بتوان آن ها را در واقعیت اجرا کرد. هیچ راهی برای کنترل تمام بازار فروش محصول شما و یا فروش دو برابر آن در یک سال، وجود ندارد. هدف گذاری خود را با تقسیم آن ها به اهداف قابل دسترسی و قابل اندازه گیری، پایه گذاری کنید.
5. این ها فعالیت هایی هستند که به نتایج  قابل پیش بینی منتهی می شوند. مانند آموزش گروه فروش شما برای حفظ روابط با مشتری که بتوانند فروش های تکراری را تا 3 درصد افزایش دهند.
6. این هدف می تواند جنبه ای از هدف بزرگتر افزایش فروش تا 10 درصد طی چند سال نیز باشد.
7. سبک مدیریتی مناسبی اتخاذ کنید. سبک های مدیریتی به دو دسته بندی تقسیم می شوند: مردم محور و فرایند محور. استراتژی های مردم محور به استخدام، تربیت و حفظ آنها بر می گردد و اینکه مردم بتوانند فرایندها را تسهیل کنند. در استراتژی های فرآیند محور، اول تمرکز بر ایجاد بهترین فرآیندهای تجاری است، سپس تمرکز بر تربیت نیروی کار موجود خواهد بود. در بسیاری از موارد، مدیریت موثر، دو مورد ذکر شده را با هم ادغام می کند. هرچند احتمالاً لازم باشد شما در مدت کوتاهی روی یکی از آنها وقت بگذارید.
8. اینکه کدام یک از این سبک ها را انتخاب کنید، به شما بستگی دارد. انتخاب یک سبک به طور گسترده ای به روند کار و اعتماد به نفس شما در حیطه تخصصی تان برای پاسخ بیشتر آن استراتژی؛ بستگی دارد.
9. برنامه را با بالادستی های خود در میان بگذارید. به عنوان یک واسطه بین هیئت مدیره و شرکت، شما باید برنامه عملیاتی خود را به هیئت مدیره ارائه دهید. آماده دفاع از استراتژی خود باشید، زیرا هیئت مدیره به تغییرات عملیاتی چشمگیر علاقه دارد. قبل از اینکه کار را شروع کنید، تایید هیئت مدیره را روی برنامه نهایی بگیرید. بدین ترتیب نیازی به ارائه ایده های برنامه جدید نیست.

بخش چهار؛ برنامه عملیاتی خود را پیاده کنید

1. برنامه عملیاتی خود را با نیروی کار نیز در میان بگذارید. برای شروع پیاده سازی برنامه کاری، شما به گردآوری تمام کارمندان مرتبط نیاز دارید. بهترین راهکار ملاقات حضوری طوری که مدیریت بتواند مستقیماً با کارمندان ملاقات کند و برنامه خود را به آن ها شرح دهد و به هر نگرانی یا سوالی که دارند پاسخ دهد، خواهد بود. این برنامه خودش می تواند به بخش های جداگانه ای با جزئیات بیشتر تقسیم شود که توضیح آن به گروه نیز ساده تر باشد.
2. در صورت لزوم می توان کارمندانی را تعلیم داد که به عنوان بخشی از اجرای برنامه از تجهیزات جدید استفاده می کنند.
3. نتایج را به طور منظم کنترل کنید. برنامه ریزی جلسه های منظم  به صورت هفتگی یا ماهیانه، برنامه عملیاتی و موفقیت شما را ممکن می کند.  این کار تنها نیم ساعت یا یک ساعت طول می کشد اما به هر حال باید به بخش های مختلف اجازه بدهیم که گزارش پیشرفت هایشان را بدهند. مطمئن شوید که تمام گزارش های مربوط به پیشرفت ها با معیار های تعیین شده تان همخوانی داشته باشد. در این صورت شما به راحتی مسیر پیشرفت بین گروه ها و بخش های شرکت را مشاهده می کنید.
4. کمبود های برنامه را تصحیح کنید. بعد از گذشت چند ماه از اجرای برنامه، نگاهی به عقب بیندازید و موفقیت در عملکردتان را بازبینی کنید. چه چیزهایی خوب پیش رفته اند و چیزهایی خیلی خوب پیش نمی روند؟ به بخش هایی که پیاده سازی برنامه خیلی روان پیش رفته اند و آن بخش هایی که خوب پیش نرفته اند، نگاهی بیندازید. دلیل اینکه چرا برخی بخش ها آنقدری که باید خوب کار نکردند را ارزیابی کنید و برای رفع آن استراتژی خود را بازبینی نمایید. با نمایندگان این بخش ها جلسه ملاقات بگذارید که از این طریق راه حل مشکل را به دست آورید.

[/restrict]