اگر با مشتری برخورد داشتید که فاکتور های مالی نامرتبی دارد، بدون شک می دانید که مرتب کردن آن ها چقدر زمان بر است. مدارک حسابداری مشتری هایتان تأثیر زیادی روی روند کار شما می گذارد. اگر آن ها مدارک مرتب داشته باشند کار شما نیز راحت تر می شود. در این مقاله مدیریت کسب و کار به ۶ نکته برای مرتب کردن فاکتور های مالی مشتریان می پردازیم.

بهترین راه حل این است که به مشتری های خود کمک کنید که کارهای روزمره خود را مدیریت کنند. در ادامه به چند نکته مهم برای کمک به شما و مشتری هایتان اشاره شده است. به کمک این نکته ها می ‌توانید مدارک حسابداری مشتری هایتان را مرتب کنید و به همان ترتیب منظم نگه دارید.

[restrict level=1]

فاکتور های مالی را یادداشت کنید

اگر مشتری ‌های شما بفهمند که فاکتور های مالی مرتب چه تأثیر مثبتی بر تجارت آن ها می گذارد بدون شک برای بهبود عادت های حسابرسی خود ترغیب می شوند. برای مثال، سوابق منظم تصویر واضح تری از سرمایه تجاریشان ارائه می دهد و به آن ها در تصمیم گیری بهتر در مورد تجارت و هرگونه مشکل مربوط به گردش پول کمک می کند. زمانی که این نکات را برای مشتریان خود روشن کنید، آن ها متوجه می ‌شوند که باید روی حساب های خودشان کنترل داشته باشند.

• یادداشت سوابق مالی کمک بسیار زیادی در بهبود روابط تجاری می کند.
• از تماس های مکرر و بیهوده جلوگیری می شود.
• برنامه مالی شفاف و روشن دارید.
• کارهایتان را مانند یک مدیر حرفه ای انجام می دهید.
• از تراکنش ها و گردش حساب تان مطلع هستید.
• روی حسابتان کنترل دارید و بی گدار به آب نمی زنید.

حساب شخصی جدا، حساب کاری جدا

یک اصل مهم در تجارت این است که حساب شخصی و حساب کاری حتماً باید جدا باشند. اگر حساب شخصی و تجاری یکی باشند، نمی توانید خرج های خود را کنترل کنید و مدیریت درستی روی تجارت و سرمایه خود ندارید. به علاوه ممکن است دچار سردرگمی شوید و گاهی نتوانید هزینه های مختلف را از یکدیگر جدا کنید.

اگر هر یک از مشتریان شما در حال حاضر، امور مالی خود را از طریق حساب بانکی شخصی اداره می کند حتماً به آنها گوشزد کنید. بهتر است از آن ها بخواهید که یک حساب بانکی جداگانه برای خود در نظر بگیرند. در این صورت، با مشتری هایتان در امور مالی دچار مشکل نمی شوید. همانطور که گفته شد ممکن است آن ها در برخی از حساب ها دچار مشکل شوند و در نتیجه کار شما نیز سخت تر می شود.

زمانی‌که تمام معاملات مشتری‌ های شما در یک حساب بانکی باشد، ممکن است دچار سردرگمی بشوند. به علاوه این احتمال وجود دارد که تشخیص ندهند کدام تراکنش مربوط به امور مالی کاری و کدام مربوط به امور مالی شخصی است.

استفاده از حساب ‌های بانکی جداگانه میزان حجم کار شما و مشتریتان را نیز کاهش می دهد. زیرا دیگر نیاز نیست که زمانی را برای مرتب سازی تراکنش ها و معاملات شخصی و تجاری صرف کنید. در نتیجه نه تنها در زمان صرفه جویی می کنید بلکه کاملاً به صورت حرفه ای کارهای خود را پیش می برید.

نرم افزارهای بانکی کمک زیادی می‌ کند

بهتر است مشتری های خودتان را با نرم افزارهای بانکی آشنا کنید. این نرم‌افزارها مانع از این می شوند که مشتری های شما به اشتباه، با ورود دستی داده‌ های معاملاتی یا بارگذاری صورت حساب های بانکی برای شما دردسر درست کنند.

نرم افزارهای بانکی داده‌ های مشتری هایتان را به طور خودکار در خود ذخیره می کند و دیگر نیازی نیست که به صورت دستی اطلاعاتشان را وارد کنند. به همین ترتیب احتمال بروز خطا به صفر می‌ رسد. بعلاوه این نرم افزار ها تصویر دقیقی از جریان مالی حساب، در اختیارشان قرار می دهد. بهترین ویژگی این نرم افزار این است که شما بدون اینکه تلاش زیادی کنید به راحتی تمام داده ها و اطلاعات را در اختیار دارید. اکنون متوجه شدید که تکنولوژی چه کمک شایانی به شما و کسب و کارتان می کند.

مزایای نرم افزارهای بانکی

نرم افزار های بانکی تأثیرات مثبت زیادی روی تجارت شما با مشتری هایتان دارد.

• به راحتی می توانند موجودی حساب خود را داشته باشند.
• بین حساب بانکی و حساب شخصی تعادل ایجاد می کند.
• کمک می کند که هر گونه ناهنجاری در حساب مشتری های خود را تشخیص دهید.
• مانع از پاک شدن اطلاعات تراکنش ها می شود.
• از بروز هرگونه مشکل مربوط به امور مالی و حسابداری جلوگیری می‌ کند.
• دسترسی به داده ها و حساب ها را راحت تر می کند.

کنترل حساب فراموش نشود

دلایل زیادی وجود دارد که باعث می ‌شود سوابق مالی و حسابداری مشتری هایتان به هم بریزد. برای اکثر آن ها، ریشه این مسئله در تعداد دفعات مراجعه آن ها به حساب هایشان است. اگر آن ها حساب های خود را به طور منظم چک نکنند ممکن است دچار سردرگمی شوند.

برای مثال شاید مشتری شما شخصیتی دارد که دائماً حساب خود را چک نمی کند. بنابراین زمانی که بعد از مدت ها به سراغ حساب هایش می روند متوجه می شوند که تمامی آن ها به هم ریخته و یا حتی ممکن است برخی حساب ها را در نظر نگیرند. بدون شک چنین اتفاقی عواقب خوبی نیز به دنبال ندارد و برای شما نیز دردسر درست می کند.

در چنین شرایط راه حل چیست؟

همانطور که قبلا اشاره کردیم برخی از نرم افزارهای بانکی در چنین شرایطی به کمک شما و مشتری هایتان می آیند. این نرم افزار ها به مشتری شما کمک می کند که حساب های خود را تا زمانی که مشغول کار کردن هستند، کنترل کند. در واقع نیازی نیست که به دنبال زمانی برای بررسی حساب ها و امور مالی باشند. به کمک این نرم افزار به طور خودکار دائماً به تراکنش ها و معاملات خود دسترسی دارند. این برنامه در این حوزه خدمات دیگری را نیز ارائه می دهد.

• معاملات بانکی و تراکنش ها را شفاف می کند.
• هزینه های تجاری شما را ثبت می کند.
• گردش پول را ردیابی می کند.
• می ‌توانید زمانتان را به خوبی مدیریت کنید.

هیچ تراکنش و حسابی را از قلم نیندازید

ممکن است برخی از مشتری های شما به علت مشغله زیاد نتوانند دائماً حساب خود را چک کنند و ببیند آیا هزینه ها از طرف خریداران پرداخت شده است یا خیر. در چنین شرایطی بازهم نرم ‌افزارهای بانکی خودی نشان می دهند.

این نرم افزارها به کمک ابزارهای مختلف، خریداران را تشویق می کنند که پرداخت به موقع داشته باشند. به علاوه مشتری های شما می توانند یادآوری خودکار را تنظیم کنند. به این ترتیب دیگر نیازی نیست به دنبال صورتحساب های پرداخت نشده بروند. در این نرم افزار ویژگی دیگری نیز وجود دارد که خریداران بدحساب را مشخص می کند و به کارهای مشتری هایتان سرعت بیش تری می بخشد.

کار درست را سفت بچسبید

به محض اینکه سوابق حسابداری مشتری هایتان منظم شد، اطمینان حاصل کنید که اطلاعات کافی برای نگهداری سوابق خود در آینده دارند. همچنین می توانید جلسات مختلفی را با آن ها تنظیم کنید یا برایشان ایمیل ارسال کنید و مطمئن شوید که به درستی از نرم افزارهای مربوطه استفاده می کنند. در واقع تنها پیشنهاد دادن و انجام کار مهم نیست، بلکه باید تداوم داشته باشید.

[/restrict]